KORESPONDENSI

UNTUK KELAS X SEMESTER 1

Disusun oleh: Ismalasari

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah S.W.T. yang telah memberikan waktu dan kesempatan, kesehatan kepada penyusun untuk membuat modul interaktif sebagai alat bantu bagi peserta didik dalam pembelajran.

Modul korespondensi merupakan salah satu modul yang harus dipelajari dan dikuasai oleh peserta didik program keahlian Administrasi perkantoran. Dengan modul ini diharapkan peserta didik memiliki kompetensi dalam berkomunikasi baik didalam maupun diluar kantor. Peserta didik juga diharapkan memiliki berbagai keterampilan dalam membuat surat seperti surat dinas, surat niaga dan surat dalam bahasa inggis.

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada pihak SMK Wikrama yang memberi kesempatan penulis untuk mempublish modul ini sebagai salah satu modul yang digunakan dalam media pembelajaran

DAFTAR ISI

KORESPONDENSI

KELAS X SEMESTER 1

1. KD : MENJELASKAN TENTANG KOMUNIKASI LISAN

A. DASAR-DASAR KOMUNIKASI

B. PERALATAN/MESIN KOMUNIKASI

C. TATA CARA MENERIMA PANGGILAN TELEPON

2. KD : MENGIDENTIFIKASI CARA MEMBUAT KOMUNIKASI TULIS

A. TATA LAKSANA PROSEDUR PEMBUATAN SURAT

B. LAY OUT SURAT

C. ISI SURAT

DASAR – DASAR

KOMUNIKASI KANTOR

1. Pengertian Komunikasi

a. Pengertian Komunikasi

Pengertian komunikasi berdasarkan beberapa sumber sebagai berikut :

1. Menurut Kamus

Menurut kamus umum bahasa Indonesia komunikasi berarti hubungan

2. Menurut Ensiklopedia

Menurut ensiklopedia pengertian komunikasi adalah penyelenggara tata hubungan kegiatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain.

3. Menurut Astrid Susanto

Astrid Susanto dalam bukunya yang berjudul “Komunikasi dalam teori dan praktek” menyebutkan bahwa komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti, lambang adalah sesuatu hal yang mengandung arti tertentu.

4. Pengertian Komunikasi Antar Manusia

Komunikasi antar manusia adalah penyampaian suatu pesan dari seseorang yang ditujukan kepada orang lain baik secara langsung atau menggunakan media.

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa :

1. Dalam komunikasi terjadi penyampaian pesan.

2. Penyampaian tersebut merupakan suatu proses.

3. Penyampaian tersebut menggunakan lambang dan media.

Dengan kesimpulan tersebut di atas dapat dirumuskan bahwa ”komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui suatu saluran/media untuk mencapai tujuan/hasil”.

b. Komponen Komunikasi

Menurut kamus umum bahasa Indonesia karangan Poerwadarminta, komponen adalah bagian yang berperan dalam proses komunikasi.

Dalam proses komunikasi pihak ada 5 komponen yaitu :

1. Komunikator

Komunikator adalah pihak yang menyampaikan pesan pada pelaksanaannya dapat dilakukan oleh perseorangan atau kelompok.

2. Pesan

Pesan adalah rangsang yang dipancarkan dari komunikator kepada komunikan. Pesan dapat berupa kata-kata (verbal) misalnya : pujian, caci-maki, berita. Pesan juga dapat berupa bukan kata-kata (non verbal) misalnya : body language (bahasa isyarat), suara, warna, dan sebagainya.

3. Komunikan

Komunikan adalah pihak yang menerima pesan.

4. Saluran/Media

Yaitu alat yang menghubungkan komunikator dengan komunikan. Misalnya : TV, Radio, Telepon, Surat, Koran, Majalah, dan sebagainya.

5. Tujuan/Hasil

Yaitu adanya perubahan tingkah laku pada komunikan. Tingkah laku tersebut dapat berupa pengetahuan, sikap dan perbuatan.

KESIMPULAN

Dari pembahasan tersebut diatas, dapatlah disimpulkan bahwa :

a. Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui suatu saluran/media untuk mencapai tujuan/hasil.

b. Komponen komunikasi terdiri dari :

1. Komunikator 4. Komunikan

2. Pesanan 5. Tujuan/hasil

3. Komunikan

2. Proses Komunikasi

a. Bagan Proses Komunikasi

KOMUNIKATOR

PESAN

MEDIA

KOMUNIKAN

UMPAN BALIK / FEED BACK

b. Penjelasan Proses Komunikasi

Pihak Komunikator

Proses komunikasi diawali dari pihak komunikator. Komunikator memilih ide/gagasan yang kemudian dirumuskan dengan hati-hati dan dengan bahasa yang mudah dimengerti. Ide/gagasan yang telah dirumuskan tersebut dinamakan pesan/berita. Setelah pesan sudah siap komunikator memilih media yang sesuai dengan pesan tersebut sehingga komunikasi bias efektif. Langkah selanjutnya komunikator menjalankan tugasnya yaitu menyampaikan pesan kepada komunikan.

Pihak Komunikan

Setelah proses penyampaian pesan dari komunikator, maka dilanjutkan dengan proses penerimaan pesan oleh dari komunikan, prosesnya komunikan menerima pesan/berita dari komunikator dengan jelas, tegap, dan hati-hati, sehingga seluruh pesan dapat diterima dengan lengkap dan komunikan wajib memberikan balikan/respon kepada komunikator.

Respon/Tanggapan

Respon adalah umpan balik/tanggapan dari komunikan kepada komunikator. Ada beberapa jenis umpan balik yaitu :

1. Umpan Balik/tanggapan kosong (zero feed back)

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada komunikator, tetapi isi dari umpan balik/tanggapan tersebut tidak dapat dimengerti olek komunikator. Umpan balik/tanggapan semacam ini dapat terjadi karena ada penggunaan istilah bahasa yang tidak sepaham.

2. Umpan Balik/tanggapan positif (positive feed back)

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada komunikator dan isi baliknya/tanggapan dapat dimengerti oleh komunikator.

3. Umpan Balik/tanggapn negatif (negative feed back)

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan olek komunikan kepada komunikator, tetapi isi dari balikan/tanggapan tersebut sifatnya merugikan/memojokkan komunikator.

4. Umpan Balik/tanggapan netral

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada komunikator dan isi dari balikan/tanggapan tersebut sifatnya netral dalam arti tidak mendukung juga tidak menentang.

Pada prinsipnya berhasil atau gagalnya suatu komunikasi ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut :

a. Faktor pendukung keberhasilan komunikasi

1. Kepandaian komunikator dan komunikan

2. Sikap yang baik dari komunikator dan komunikan

3. Keadaan lahiriah/fisik yang baik dari komunikator dan komunikan

4. Kesamaan system social (ekonomi-budaya) dari komunikator dan komunikan.

b. Faktor penghambat komunikasi

1. Komunikator dan komunikan tidak memiliki pengetahuan yang luas.

2. Bahasa yang dipergunakan kurang jelas.

3. Adanya prasangka yang tidak beralasan.

4. Adanya panca indera yang rusak.

5. Adanya alat komunikasi yang rusak.

6. Sikap yang kurang bijaksana.

7. Komunikasi satu arah (tidak ada tanggapan).

3. Media Komunikasi

a. Pengertian Media Komunikasi

Media komunikasi terdiri dari dua kata yang setiap kata mempunyai arti sendiri-sendiri.Media berarti alat Bantu untuk mencapai tujuan. Sedangkan komunikasi berarti suatu kegiatan untuk menyampaikan pesan atau berita. Bila kedua kata tersebut kita rangkaikan maka secara umum media komunikasi dapat diartikan sebagai “suatu alat yang dipergunakan untuk mempermudah dalam penyampaian informasi atau ide-ide dari seseorang kepada orang lain agar maksud dan tujuan dapat tercapai dengan baik

b. Fungsi Media Komunikasi

Secara umum untuk media komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Untuk memperjelas informasi yang disampaikan.

2. Untuk mempermudah penyampaian informasi.

3. Untuk mempersingkat waktu untuk menyampaikan suatu informasi.

4. Untuk membangkitkan daya tarik bagi konsumen.

c. Jenis-Jenis Media Komunikasi

Menurut jenisnya media komunikasi dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1. Media Audio/pendengaran, merupakan meadia komunikasi yang dapat didengar misalnya : Radio, Tape Recorder, Telepon.

Keuntungan menggunakan media audio :

a. Harganya relatif murah.

b. Mudah dibuat dan digunakan.

c. Dapat membangkitkan fantasi pendengaran.

Kelemahannya :

a. Apabila anda salah/kesalahan harus membuat naskah baru.

b. Tidak dapat untuk memperkenalkan hal yang sifatnya ketrampilan.

2. Media Visual/gambar,yaitu media yang dapat dilihat dengan mata.

Misalnya : Surat, Transparansi, Gambar dan lain-lain.

Keuntungannya :

a. Informasi yang disampaikan jelas.

b. Pembuatan dan penggunaanya mudah.

c. Biaya pembuatan murah.

Kelemahannya :

a. Dapat menimbulkan rasa bosan.

b. Diperlukan waktu yang cukup lama untuk memahami gambar.

3. Media Audio Visual

Yaitu suatu media yang dapat dilihat dan didengar.

Misalnya : Televisi, Film bersuara, Pertemuan, Wawancara dan sebagainya.

Keuntungannya :

a. Informasi yang diterima sesuai dengan kenyataan.

b. Mudah cara penyampaiannya.

Kelemahannya :

a. Memerlukan biaya yang mahal.

b. Memerlukan persiapan yang lama.

Kesimpulan :

1. Pengertian media adalah :

Suatu yang dipergunakan untuk mempermudah penyampaian informasi atau ide-ide dari seseorang kepada orang lain agar maksud dan tujuan tercapai dengan baik.

2. Fungsi media komunikasi :

a. Untuk memperjelas komunikasi

b. Untuk mempermudah penyampaian pesan.

c. Untuk mempersingkat waktu dalam menyampaikan suatu informasi.

3. Jenis-jenis media komunikasi :

1. Media audio/pendengaran.

2. Media visual/penglihatan.

3. Media audio visual/pandang dengar.

4. Jenis Dan Prinsip-Prinsip Komunikasi

Jenis komunikasi terdiri dari:

1. Komunikasi verbal dengan kata-kata

Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;

a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2 . Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.

Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah , Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress

5. Prinsip – Prinsip Komunikasi

PRINSIP 1 : Komunikasi Adalah Proses Simbolik

Salah satu kebutuhan pokok manusia , seperti dikatakan Susanne K. Langer, adalah kebutuhan simbolis atau penggunaan lambang. Manusia memang satu-satunya hewan yang menggunakan lambang , dan itulah yang membedakan manusia dengan hewan lainnya. Ernest Cassirer mengatakan bahwa keunggulan manusia atau mahluk lainnya adalah keistimewaan mereka sebagai animal symbolicum.

Lambang atau simbol adalah sesuatu yang digunakan untuk menunjukkan sesuatu lainnya, berdasarkan kesepakatan sekelompok orang. Lambang meliputi kata-kata (pesan verbal), perilaku non verbal, dan objek yang maknanya disepakati bersama. Kemampuan manusia menggunakan lambang verbal memungkinkan perkembangan bahasa dan menangani hubungan antara manusia dan objek (baik nyata maupun abstrak) tanpa kehadiran manusia atau objek tersebut.

Lambang adalah salah satu kategori tanda. Hubungan antara tanda dengan objek dapat juga direpresentasikan oleh ikon dan indeks, namun ikon dan indeks tidak memerlukan kesepakatan. Ikon adalah suatu benda fisik (dua atau tiga dimensi) yang menyerupai apa yang direpresentasikannya. Representasi ini ditandai dengan kemiripan misalnya patung Soekarno adalah ikon Soekarno, dan foto Anda pada KTP Anda adalah ikon Anda.
Berbeda dengan lambang dan ikon, indeks adalah tanda yang secara alamiah merepresentasikan objek lainnya. Istilah lain yang sering digunakan untuk indeks adalah sinyal (signal), yang dalam bahasa sehari-hari disebut juga gejala (symptom). Indeks muncul berdasarkan hubungan antara sebab dan akibat yang punya kedekatan eksistensi. Misalnya awan gelap adalah indeks hujan akan turun, sedangkan asap merupakan indeks api. Namun bila asap itu disepakati sebagai tanda bagi masyarakat untuk berkumpul misalnya, seperti dalam kasus suku primitif, maka asap menjadi lambang karena maknanya telah disepakati bersama.

Lambang mempunyai beberapa sifat sebagai berikut:

1. Lambang bersifat sebarang, manasuka, atau sewenang-wenang.

2. Lambang pada dasarnya tidak mempunyai makna; kitalah yang memberi makna pada lambang.

3. Lambang itu bervariasi

PRINSIP 2 : Setiap Perilaku Mempunyai Potensi Komunikasi

Kita tidak dapat berkomunikasi (we cannot communicate). Tidak berarti bahwa semua perilaku adalah komunikasi. Alih-alih, komunikasi terjadi bila seseorang memberi makna pada perilaku orang lain atau perilakunya sendiri.

Cobalah Anda minta seseorang untuk tidak berkomunikasi. Amat sulit baginya untuk berbuat demikian, karena setiap perilakunya punya potensi untuk di tafsirkan. Kalau ia tersenyum, ia ditafsirkan bahagia; kalau ia cemberut, ia ditafsirkan ngambek. Bahkan ketika kita berdiam diri sekalipun, ketika kita mengundurkan diri dari komunikasi dan lalu menyendiri, sebenarnya kita mengomunikasikan banyak pesan. Orang lain mungkin akan menafsirkan diam kita sebagai malu, segan, ragu-ragu, tidak setuju, tidak peduli, marah, atau bahkan sebagai malas atau bodoh.

Ketika anda melihat seorang pria yang berdiri di pantai seraya memandang laut lepas dengan melipat kedua tangan di dada, Anda mungkin punya penafsiran khusus terhadap orang itu, misalnya bahwa ia orang yang sedang frustasi, kesepian, romantis, ingin sendirian dan tidak mau diganggu, mencari ilham untuk menulis puisi, dan sebagainya. Seorang tamu restoran yang makan dengan tidak mengucapkan sepatah kata pun kepada orang yang ia temui menampilkan perilaku yang potensial untuk ditafsirkan, misalnya bahwa ia sedang marah, frustasi, patah hati, sakit gigi atau bisu.

PRINSIP 3 : Komunikasi Punya Dimensi Isi dan Dimensi Hubungan

Dimensi isi disandi secara verbal, sementara dimensi hubungan disandi secara nonverbal. Dimensi isi menunjukkan muatan (isi) komunikasi, yaitu apa yang dikatakan. Sedangkan dimensi hubungan menunjukkan bagaimana cara mengatakannya yang juga mengisyaratkan bagaimana hubungan para komunikasi itu, dan bagaimana seharusnya pesan itu ditafsirkan.

Dalam komunikasi massa, dimensi isi merujuk pada isi pesan, sedangkan dimensi hubungan merujuk kepada unsur-unsur lain, termasuk juga jenis saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan tersebut. Pengaruh suatu berita atau artikel dalam surat kabar, misalnya, hanya bukan bergantung pada isinya, namun juga pada siapa, penulisnya, tata letak (lay out)-nya, jenis huruf yang digunakan, warna tulisan, dan sebagainya.

PRINSIP 4 : Komunikasi Berlangsung dalam Berbagai Tingkat Kesengajaan

Komunikasi dilakukan dalam berbagai tingkat kesengajaan, dari komunikasi yang tidak disengaja sama sekali hingga komunikasi yang benar-benar direncanakan dan disadari. Kesengajaan bukanlah syarat untuk berkomunikasi. Membatasi komunikasi sebagai proses yang disengaja adalah menganggap komunikasi sebagai instrumen, seperti dalam persuasi.
Jadi, niat atau kesengajaan bukanlah syarat mutlak bagi seseorang untuk berkomunikasi. Dalam komunikasi secara antara orang-orang berbeda budaya ketidaksengajaan berkomunikasi ini lebih relevan lagi untuk diperhatikan. Banyak kesalahpahaman antarbudaya sebenarnya disebabkan oleh perilaku seseorang yang tidak disengaja yang dipresepsi, ditafsirkan dan direspons oleh orang dari budaya lain.

PRINSIP 5 : Komunikas Terjadi dalam Konteks Ruang dan Waktu

Makna pesan juga bergantung pada konteks fisik dan ruang (termasuk iklim, suhu intensitas cahaya, dan sebagainya), waktu, sosial dan psikologis. Waktu mempengaruhi makna terhadap suatu pesan. Kunjugan seorang mahasiswa kepada teman kuliahnya yang wanita pada malam minggu akan dimaknai lain bila dibandingkan dengan kedatangannya pada malam biasa.

Kehadiran orang lain, sebagai konteks sosial juga akan mempengaruhi orang- orang yang berkomunikasi. Pengaruh konteks waktu dan konteks sosial terlihat pada suatu keluarga yang tidak pernah tersenyum atau menyapa siapapun pada hari-hari biasa, tetapi mendadak menjadi ramah pada hari-hari lebaran. Penghuni rumah membuka pintu rumah mereka lebar-lebar, dan mempersilahkan tamu untuk mencicipi makanan dan minuman yang mereka sediakan.

Suasana psikologis peserta komunikasi tidak pelak mempengaruhi juga suasana komunikasi. Komentar seorang istri mengenai kenaikan harga kebutuhan rumah tangga dan kurangnya uang belanja akan ditanggapi dengan kepala dingin oleh suaminya dalam keadaan biasa atau keadaan santai, boleh jadi akan membuat sang suami berang bila istri menyampaikan komentar tersebut saat suami baru pulang kerja dan dimarahi habis-habisan oleh atasannya hari itu.

PRINSIP 6 : Komunikasi Melibatkan Prediksi Peserta Komunikasi

Ketika orang-orang berkomunikasi, mereka meramalkan efek perilaku komunikasi mereka. Dengan kata lain, komunikasi juga terikat oleh aturan atau tatakrama. Artinya, orang-orang memilih strategi tertentu berdasarkan bagaimana orang yang menerima pesan akan merespons. Prediksi ini tidak selalu disadari, dan sering berlangsung cepat. Kita dapat memprediksi perilaku komunikasi orang lain berdasarkan peran sosialnya.
Prinsip ini mengansumsikan bahwa hingga derajat tertentu ada keteraturan pada perilaku komunikasi manusia. Dengan kata lain, perilaku manusia, minimal secara parsial, dapat diramalkan. Kalau semua perilaku manusia itu bersifat acak, selalu tanpa diduga hidup kita akan sulit.

PRINSIP 7 : Komunikasi Bersifat Sistematik

Terdapat dua sistem dasar dalam transaksi komunikasi, yaitu Sistem Internal dan Sistem Eksternal. Sistem internal adalah seluruh sistem nilai yang dibawa oleh individu ketika ia berpartisipasi dalam komunikasim yang ia cerap selama sosialisasinya dalam berbagai lingkungan sosialnya (keluarga, masyarakat setempat, kelompok suku, kelompok agama, lembaga pendidikan, kelompok sebaya, tempat kerja, dan sebagainya). Istilah-istilah lain yang identik dengan sistem internal ini adalah kerangka rujukan (frame of reference), bidang pengalaman (field of experience), struktur kognitif (cognitive structure), pola pikir (thinking patterns), keadaan internal (internal states), atau sikap (attitude). Pendeknya, sistem internal ini mengandung semua unsur yang membentuk individu yang unik, termasuk ciri-ciri kepribadiannya, intelegensi, pendidikan, pengetahuan, agama, bahasa, motif, keinginan, cita-cita, dan semua pengalaman masa lalunya, yang pada dasarnya tersembunyi.

Berbeda dengan sistem internal, sistem eksternal terdiri dari unsur-unsur dalam lingkungan di luar individu, termasuk kata-kata yang ia pilih untuk berbicara, isyarat fisik peserta komunikasi, kegaduhan disekitarnya, penataan ruangan, cahaya, dan temperatur ruangan. Elemen-elemen ini adalah stimuli publik yang terbuka bagi setiap peserta komunikasi dalam setiap transaksi komunikasi. Akan tetapi, karena masing-masing orang mempunyai sistem internal yang berbeda, maka setiap orang tidak akan memiliki bidang perseptual yang sama, meskipun mereka duduk di kursi yang sama dan menghadapi situasi yang sama.

Maka dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah produk dari perpaduan antara sistem internal dan siste eksternal tersebut. lingkungan dan objek mempengaruhi komunikasi kita, namun persepsi kita atas lingkungan kita juga mempengaruhi cara kita berperilaku.

PRINSIP 8 : Semakin Mirip Latar Belakang Sosial-Budaya Semakin Efektiflah Komunikasi

Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang hasilnya sesuai dengan harapan para pesertanya (orang-orang yang sedang berkomunikasi). Misalnya, penjual yang datang kerumah untuk mempromosikan barang dianggap telah melakukan komunikasi efektif bila akhirnya tuan rumah membeli barang yang ia tawarkan, sesuai yang diharapkan penjual itu, dan tuan rumah pun merasa puas dengan barang yang dibelinya.

Dalam kenyataannya, tidak pernah ada dua manusia yang persis sama, meskipun mereka kembar yang dilahirkan dan diasuh dalam keluarga yang sama, diberi makan yang sama dan dididik dengan cara yang sama. Namun kesamaan dalam hal-hal tertentu, misalnya agama, ras (suku), bahasa, tingkat pendidikan, atau tingkat ekenomi akan mendorong orang-orang untuk

saling tertarik dan pada gilirannya karena kesamaan tersebut komunikasi mereka menjadi lebih efektif. Kesamaan bahasa khususnya akan membuat orang-orang yang berkomunikasi lebih mudah mencapai pengertian bersama dibandingkan dengan orang-orang yang tidak memahami bahasa yang sama.

PRINSIP 9 : Komunikasi Bersifat Nonsekuensial

Meskipun terdapat banya model komunikasi linier atau satu arah, sebenarnya komunikasi manusia dalam bentuk dasarnya (komunikasi tatap-muka) bersifat dua-arah (sifat sirkuler). Ketika seseorang berbicara kepada seseorang lainnya, atau kepada sekelompok orang seperti dalam rapat atau kuliah, sebetulnya komunikasi itu bersifat dua-arah, karena orang-orang yang kita anggap sebagai pendengar atau penerima pesan sebenarnya juga menjadi “pembicara” atau pemberi pesan pada saat yang sama, yaitu lewat perilaku nonverbal mereka.

Meskipun sifat sirkuler digunakan untuk menandai proses komunikasi, unsur-unsur proses komunikasi sebenarnya tidak berpola secara kaku. Pada dasarnya, unsur-unsur tersebut tidak berada dalam suatu tatanan yang bersifat linier, sirkuler, helikal atau tatanan lainnya. Unsur-unsur proses komunikasi boleh jadi beroperasi dalam susanan tadi, tetapi mungkin pula, setidaknya sebagian, dalam suatu tatanan yang acak. Oleh karena itu, sifat nonsekuensial alih-alih sirkuler tampaknya lebih tepat digunakan untuk menandai proses komunikasi.

PRINSIP 10 : Komunikasi Bersifat Prosesual, Dinamis, dan Transaksional

Komunikasi sebagai proses dapat dianalogikan dengan pernyataan Herclitus enam abad sebelum Masehi bahwa “seorang manusia tidak akan pernah melangkah di sungai yang sama dua kali.” Pada saat yang kedua itu, manusia itu berbeda, dan begitu juga sungainya. Ketika kita menyebrang sungai untuk kedua kali, ketiga kali, dan seterusnya pada hari yang lan, maka sesungguhnya penyebrangan itu bukanlah fenomena yang sama. Begitu jugalah komunikasi; komunikasi terjadi sekali waktu kemudian menjadi bagian dari sejarah kita.

Dalam proses komunikasi itu, para peserta saling mempengaruhi, seberapa kecil pun pengaruh itu, baik lewat komunikasi verval ataupun lewat komunikasi nonverbal. Pernyataan sayang, pujian, ucapan selamat, penyesalan, atau kemarahan akan membuat sikap atau orientasi mitra komunikasi kita berubah terhadap kita, dan pada gilirannya perubahan orientasinya itu membuat orientasi kita juga berubah terhadapnya, dan begitu seterusnya.
Implikasi dari komunikasi sebagai proses yang dinamis dan transaksional adalah bahwa para peserta komunikasi berubah (dari sekedar berubah pengetahuan hingga berubah pandangan dan perilakunya). Ada orang yang perubahannya sedikit demi sedikit dari waktu ke waktu, tetapi perubahan akhirnya (secara kumulatif) cukup besar. Namun ada juga orang yang berubah secara tiba-tiba, melalui cuci otak atau kontroversi agama, misalnya dari seorang nasionalis menjadi komunis, atau dari Hindu menjadi Kristen atau Muslim.
Implisit dalam proses komunikasi sebagai transaksi ini adalah proses penyandian (encoding) dan penyandian-balik (decoding). Kedua proses itu, meskipun secara teoritis dapat dipisahkan, sebenarnya terjadi serempak, bukan bergantian. Keserempakan inilah yang menandai komunikasi sebagai transaksi.

Pandangan dinamis dan transaksional memberi penekanan bahwa Anda mengalami perubahan sebagai hasil terjadinya komunikasi. Pernahkan anda terlibat dalam perdebatan sengit sehingga semakin keras Anda katakan betapa marahnya Anda, semakin marah pula Anda. Jadi, perspektif transaksional memberi penekanan pada dua sifat peristiwa komunikasi, yaitu serentak dan saling mempengaruhi. Para pesertanya menjadi saling bergantung, dan komunikasi mereka hanya dapat dianalisis berdasarkan konteks peristiwanya.

PRINSIP 11 : Komunikasi Bersifat Irreversible

Suatu perilaku adalah suatu peristiwa. Oleh karena merupakan suatu peristiwa, perilaku berlangsung dalam waktu dan tidak dapat “diambil kembali.” Bila anda memukul wajah seseorang dan meretakkan hidungnya, peristiwa tersebut dan konsekuensinya telah “terjadi”; Anda tidak dapat memutar kembali jarum jam dan berpura-pura seakan-akan hal itu tidak pernah terjadi.

Senada dengan peristiwa di atas, dalam komunikasi, sekali Anda mengirimkan pesan, Anda tidak dapat mengendalikan pengaruh pesan tersebut bagi khalayak, apalahi menghilangkan efek pesan tersebut sama sekali.

Sifat irreversible ini adalah implikasi dari komunikasi sebagai proses yang selalu berubah. Prinsip ini seyogianya menyadarkan kita bahwa kita harus hati-hati untuk menyampaikan pesan kepada orang lain, sebab, yaitu tadi, efeknya tidak bisa ditiadakan sama sekali, meskipun kita berupaya meralatnya. Apalagi bila penyampaian itu dilakukan untuk pertama kalinya. Curtis et al., mengatakan bahwa kesan pertama itu cenderung abadi. Dalam komunikasi massa, sekali wartawan menyiarkan berita yang tanpa disengaja mencemarkan nama baik seseorang, maka nama baik orang itu akan sulit dikembalikan lagi ke posisi semula, meskipun surat kabar, majalah, radioatau televisi telah meminta maaf dan memuat hak jawab sumber berita secara lengkap.

PRINSIP 12 : Komunikasi Bukan Panasea untuk Menyelesaikan Berbagai Masalah

Banyak persoalan dan konflik antarmanusia disebabkan oleh masalah komunikasi. Namun komunikasi bukanlah panasea (obat mujarab) untuk menyelasaikan persoalan atau tersebut mungkin berkaitan dengan masalah struktural. Agar komunikasi efektif, kendala struktural ini juga harus diatasi. Misalnya, meskipun pemerintah bersusah payah menjalin komunikasi yang efektif dengan warga Aceh dan warga Papua, tidak mungkin usaha itu akan berhasil bila pemerintah memberlakukan masyarakat di wilayah-wilayah itu secara tidak adil, dengan merampas kekayaan alam mereka dan mengangkutnya ke pusat.

6. Etika Komunikasi

A. Pengertian Etika

Perkataan etika berasal dari bahasa Yunani “ETHOS” yang berarti norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran bagi tingkah laku manusia yang baik. Pada perkembangannya etika dipakai untuk membedakan perilaku yang dinilai baik dan perilaku yang dinilai kurang baik. Etika juga disebut ilmu normative, maka dengan sendirinya berisi ketentuan-ketentuan (norma-norma) dan nilai-nilai yang dapat digunakan dalam kehidupan sehari-hari.

B. Pengertian Etiket

Dua istilah yaitu: Etika dan Etiket dalam kehidupan sehari-hari kadang-kadang diartikan sama, dipergunakan silih berganti. Kedua istilah tersebut memang hampir sama pengertiannya, tetapi tidak sama dalam hal titik berat penerapan atau pelaksanaannya, yang satu lebih luas daripada yang lain.

Istilah etiket, berasal dari Perancis “ETIQUETTE” yang berarti kartu undangan yang lazim dipakai oleh raja-raja Perancis apabila mengadakan pesta. Pada perkembangannya istilah etiket lebih menitik beratkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu dan sopan santun lainnya. Jadi etiket itu adalah aturan sopan santun dalam pergaulan sehari-hari. Etiket didukung oleh bermacam nilai, antara lain :

- Nilai kepentingan umum.

- Nilai kejujuran, keterbukaan, kebaikan.

- Nilai harga menghargai, kesopanan.

Nilai diskresi atau nilai pertimbangan, misalnya: Mampu membedakan sesuatu yang patut dirahasiakan dan yang tidak patut dirahasiakan. Etiket lebih menitikberatkan pada sikap dan perbuatan yang bersifat jasmaniah/lahiriah sedangkan etika menunjukkan seluruh sikap manusia yang bersifat jasmani maupun rohani.

C. Pengertian Moral

Moral merupakan pengetahuan yang menyangkut budi pekerti manusia yang berdab. Moral juga berarti ajaran baik dan buruk perbuatan dan kelakuan. Menurut asal katanya moral dari kata mores (latin) yang diartikan aturan kesusilaan. Jadi moral adalah aturan kesusilaan yang meliputi semua norma untuk kelakuan perbuatan tingkah laku yang baik. Kaitan erat antara moral dan etika adalah: Moral merupakan kepahaman atau pengertian mengenai hal yang baik dan hal yang tidak baik. Sedang etika adalah tingkah laku manusia baik mental maupun fisik mengenai hal-hal yang sesuai dengan moral itu. Etika tidak mempersoalkan keadaan manusia melainkan bagaimana manusia itu harus bertindak.

D. Kode Etika

Sehubungan dengan pengertian etika, kita sering mendengar istilah kode etik. Kode etik merupakan aturan-aturan susila atau sikap akhlak yang ditetapkan bersama dan ditaati oleh para anggota yang tegabung dalam suatu organisasi. Oleh karena itu kode etik merupakan suatu benuk persetujuan bersama, yang timbul secara murni dari diri pribadi pada anggota. Kode etik lebih meningkatkan pembinaan para anggota sehingga mampu memberikan sumbangan yang berguna dalam pengabdiannya di masyarakat.

PERALATAN DAN MESIN KOMUNIKASI

1) PENGERTIAN HUBUNGAN TELEPON

Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi ber hari-hari.

Gambar 1. Dering telepon 2-3 kali segeralah diangkat

Perhatikan Gambar 1. Tindakan apa yang harus dilakukan apabila terdengar bunyi dering telepon? Dering merupakan tanda bahwa ada panggilan dari jarak jauh. Karena itu jika telepon berdering, dapat diketahui bahwa ada seseorang yang sedang menunggu sambutan atau jawaban kita, sehingga tentu saja kita harus segera mengangkat telepon itu dan tidak membiarkan deringan itu terlalu lama.

Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.

2) MACAM – MACAM PESAWAT DAN HUBUNGAN TELEPON

a. Jenis Pesawat Telepon

Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon.

1) Intercom

Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.

2) Pesawat Telepon

Telephone merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

a. Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi tertentu. Pesawat ini pun ada yang dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). Misalnya, telepon Unesa 031-8280009 (telepon pusat atau hotline), Fakultas Teknik Eks 500, Jurusan Teknik Sipil Eks 501, Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502, Teknik Mesin Eks 503, dan Jurusan PKK Eks 504.

Gambar 2. Pesawat telepon tunggal

b. PMBX (Private Manual Branch Excharge)

Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu melalui operator, penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah menyambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas).

Gambar 3. Contoh telepon melalui operator

c. PABX (Private Automatic Branch Excharge)

Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

Gambar 4. Contoh telepon tanpa melalui operator

d. Loudspeaking telephone (pengeras suara telepone)

Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat:

· meningkatkan kemampuan kerja.

· meningkatkan efisiensi waktu.

· menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.

e. Telephone answering machine (mesin penjawab telepon)

Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

f. Voice Mail Kemampuan untuk menerima rekaman pesan suara pada saat HP tidak aktif, atau ketika Anda tidak mengangkat telepon.

g. VOIP PBX (Voice Over Internet Protocol)

Komunikasi suara melalui telepon menggunakan jaringan internet, untuk penggunaanya menggunakan jaringan internet kecepatan tinggi (Broadband)

IP PBX atau Internet Protocol Private Branch Exchange adalah PABX yang menggunakan teknologi IP. IP PBX adalah perangkat switching komunikasi telepon dan data berbasis teknologi Internet Protocol (IP) yang mengendalikan ekstension telepon analog (TDM) maupun ekstension IP Phone. Fungsi-fungsi yang dapat dilakukan antara lain penyambungan, pengendalian, dan pemutusan hubungan telepon; translasi protokol komunikasi; translasi media komunikasi atau transcoding; serta pengendalian perangkat-perangkat IP Teleponi seperti VoIP Gateway, Access Gateway, dan Trunk Gateway

Solusi berbasis IP PBX merupakan konsep jaringan komunikasi generasi masa depan atau dikenal dengan istilah NGN (Next Generation Network) yang dapat mengintegrasikan jaringan telepon konvensional (PSTN/POTS), jaringan telepon bergerak (GSM/CDMA), jaringan telepon satelit, jaringan Cordless (DECT), dan jaringan berbasis paket (IP/ATM).

IP PBX membawa kemampuan multilayanan di jaringan IP ke dunia komunikasi teleponi, sehingga akan memungkinkan semakin banyak layanan komunikasi yang dapat berjalan di atas jaringan IP. Multilayanan tersebut adalah Voicemail & Voice Conference, Interactive Voice Response (IVR), Automatic Call Distribution (ACD), Computer Telephony Integration (CTI), Unified Messaging System (UMS), Fax Server & Fax on Demand, Call Recording System, Billing System, serta Web-based Management System.

IP PBX dapat mendukung antarmuka trunk Analog FXO/FXS; Digital E1-MFC R2, ISDN BRI, ISDN PRI; IP (H.323/SIP/IAX); dan Analog Tie Line E&M. Selain itu, IP PBX dapat mendukung antarmuka ekstension Analog FXO/FXS; ekstension Digital; ISDN Interface BRI (2B+D); dan TCP IP (H.323/SIP/IAX).

System VoIP

h. Skype

Skype adalah sebuah jaringan telepon internet (VoIP) peer-to-peer, didirikan oleh Niklas Zennström dan Janus Friis, pencipta Kazaa. Pengguna Skype dapat berbicara dengan pengguna Skype lainnya dengan gratis, menghubungi telepon tradisional dengan biaya (skypeOut), menerima panggilan dari telepon tradisional (SkypeIn), dan menerima pesan suara.
Keunggulan : Kegunaan dasar pembicaraan telepon melalui komputer di mana pun pengguna berada (dengan koneksi internet) secara gratis. Konferensi antar pengguna sampai dengan lima pengguna sekaligus

url = Uniform Resource Locator adalah rangkaian karakter menurut suatu format standar tertentu, yang digunakan untuk menunjukkan alamat suatu sumber – seperti dokumen dan gambar – di Internet.

URL merupakan suatu inovasi dasar bagi perkembangan sejarah Internet. URL pertama kali diciptakan oleh Tim Berners-Lee pada tahun 1991 agar penulis-penulis dokumen dokumen dapat mereferensikan pranala ke World Wide Web. Sejak 1994, konsep URL telah dikembangkan menjadi istilah Uniform Resource Identifier (URI) yang lebih umum sifatnya. Walaupun demikian, istilah URL masih tetap digunakan secara luas.

Manfaat skype

Skype adalah aplikasi yang digunakan untuk bersosialisasi antar teman, kolega, rekan kerja, dosen maupun orang tua baik yang ada di satu wilayah maupun luar negeri Skype adalah sebuah program komunikasi dengan teknologi P2P (peer to peer) yang dapat mempermudah penggunnya berkomunikasi via web cam dengan bersistem voip yang artinya berhubungan dengan suara seperti telepon.Dengan Skype kita dapat melakukan panggilan dengan murah bahkan gratis, baik voice call maupun video call. Gratis untuk panggilan antar komputer, dan untuk panggilan ke telepon rumah atau handphone luar negeri lebih murah bila dibandingkan dengan menggunakan operator lokal. Jika dibandingkan software serupa Skype memiliki kualitas VoIP yang lebih baik. Selain untuk panggilan, Skype juga dapat digunakan untuk chatting, kirim SMS, Conference, Sent File, Voicemail hingga Call Forward.

POSITIF dr skype : SKYPE mampu mempermudah komunikasi dengan via chatting, kirim SMS, Conference, Sent File, Voicemail hingga Call Forward yang dapat memberikan informasi secara cepat dan akurat dengan adanya gambar dan suara yang dikirim melalui SKYPE yang menggunakan teknologi VOIP(voice over IP)

NEGATIVE dr SKYPE : jika skype disalah gunakan untuk kejahatan seperti yang sekarang ini terjadi misalnya membocorkan informasi rahasia suatu instasi maka dengan cepat rahasia itu dapat terbongkar ke publik dan akan berdampak ketidak nyamanan bagi masyarakat yang melihat dan membacanya

i. Mobile Phone

Mobile phone adalah perangkat elektronik portabel yang berfungsi sebagaimana pesawat telepon normal, yang dapat bergerak pada suatu area yang luas. (bandingkan dengan cordless phone). Kebanyakan mobile phone saat ini menggunakan kombinasi transmisi radio dan telephone circuit switching (PSTN) konvensional, walaupun packet switching sudah digunakan untuk beberapa bagian jaringan mobile phone, khususnya untuk layanan akses Internet dan WAP.

TATA CARA MENERIMA PANGGILAN TELEPON

1. ETIKA BERTELEPON

Banyak orang menyamakan begitu saja kata “etika” dan “etiket” padahal keduanya memiliki pengertian berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik-buruk, benar-salah, tepat-tidak.” Sedangkan etiket (bahasa Perancis Etiquette) adalah tata krama, sopan santun, atau tata pergaulan. Kalau etika membahas “apa yang benar, salah, jujur, adil dan lain-lain, sementara etiket“ apa yang sopan dan pantas.” Etiket diterapkan, misalnya dalam percakapan, bertamu, berkunjung, makan-minum, melayani atau menerima tamu, bertelepon dan seterusnya.

Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon, kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. Dengan demikian, kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik, memakai busana yang up to date, juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu. Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, dan juga tidak bernada emosi. Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunisi dengan kita. Walaupun begitu, penampilan tetap tidak boleh diabaikan, karena tugas sekretaris bukan hanya menerima atau menelpon.

Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut.

1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya

2. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Kata “hallo” hanya membuang waktu dan bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat, tetapi jika kita berada di tempat kerja, sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.

Gambar 5. Jangan mengucapkan kata hallo dalam bertelepon

3. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi.” Dalam hal ini kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita.

4. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. Kadang-kadang kita meminta penelpon mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut.

5. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.

6. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

7. Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Namun juga jangan berbicara dengan suara terlalu keras dan perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal.

8. Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, “saya harus berbicara dengan siapa ya?”

9. Apabila kita menelpon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.

10. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan, dan jangan bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak.

Gambar 6. Cepat tanggapi jika ada dering telepon

11.Catat poin pesan-pesan yang disampaikan.

12. Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon.

13. Mengakiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome), dan mengucapkan salam “Selamat pagi” atau Selamat Siang” ketika mengakiri pembicaraan.

14. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Q Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon

[ Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon.

[ Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.

[ Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

[ Berbicara terlalu banyak basa-basi.

[ Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

[ Berbicara dengan nada memerintah.

[ Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan.

[ Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.

[ Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

2. LANGKAH-LANGKAH DAN TEKNIK MENERIMA TELEPON

a. Teknik Mengangkat Telepon

Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Oleh karena itu, kita harus bergerak cepat bila telepon berdering, walaupun sedang sibuk sekalipun, kita tidak dapat mengabaikan. Sikap dalam menerima telepon, yakni ketika telepon berdering, angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri, tangan kanan siap dengan alat tulis.

Gambar 7. Teknik mengangkat telepon

b. Menyiapkan Buku Catatan

Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan.

c. Memberi Salam Kepada Penelpon

Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon). Bila penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyeutkan identitas perusahaan dan dirinya. Tidak cukup hanya menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, kemudian kita lanjutkan identitas diri dan perusahaan.

Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak, ibu atau saudara; tetapi dengan sebutan namanya, misalnya Bapak Djoko.

Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?; atau “maaf,” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?; Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil misalnya, “ini siapa sih.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon.

c. Membuka Pembicaraan

Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada ditempat kerja, penelpon dimohon untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain. Biasanya hal ini terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat, kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, “Maaf, Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelpon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja.

Di sini, sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelpon seseorang, agar penelpon tidak terlalu lama menunggu, katakana bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan.

Tetapi Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan. Kata “halo” hanya digunakan apabila menyambung pembicaraan yang terputus atau ada gangguan. Contoh:

“Selamat pagi, PT DANA PERTAMA, di sini,” atau

“Selamat siang, di sini PT DANA PERTAMA,” atau

“Selamat sore, PT DANA PERTAMA, Fina bicara”

Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut.

“Selamat siang, dengan Septiani di sini” atau

“Pesawat 213, selamat siang” atau

“Administrasi Perkantoran. Septiani di sini.”

Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya:

“Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”

“Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?”

Hindari pertanyaan seperti berikut.

“Siapa ini?”, atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?”

d. Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari

Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki.

Sebagai contoh:

Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi.

Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah.

Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas.

e. Menciptakan Kesan yang Baik

1. Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan.

· “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”

· “Ya. Pak/Bu, apakah dapat menunggu?”

Hindari ucapan:

· “Tunggu yah” atau

· “Bentar yah.”

2. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan: “Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ……….”

3. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar, penerima telepon harus:

· Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan.

Contoh ucapan yang baik:

- “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”

- “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah Anda menelepon kembali?”

- “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah Anda meninggalkan pesan?”

· Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.

4. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi mengharuskan. Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana.

5. Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. Di sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata:

- “Ya”

- “Tentu”

- “Ya, saya tahu”

- “Benar”, dan sebagainya

6. Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara: “Maaf Anda telah salah sambung, di sini 7431265” (identitas penerima telepon).

b. Mencatat Pesan

Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus:

a. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan;

b. Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap;

c. Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali;

d. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut;

LEMBAR PESAN TELEPON

Untuk : Tanggal :

Bagian : Jam :

Dari : Bpk/Ibu......................................................................

Perusahaan :...................................................................................

No. Telepon :..................................................................................

Pesan :

Keterangan:

Penting Akan menelpon kembali

Minta ditelpon kembali Hanya menelpon

Diterima oleh:

(.................................................)

Gambar 9. Formulir Lembar Pesan Telepon (LPT)

c. Salam Penutup

Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau “siang” atau “sore” dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelpon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon.

3. LANGKAH DAN TEKNIK MENELEPON

a) Berikut adalah hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum melakukan telepon keluar:

1. Alat

Agar latihan ini dapat berjalan dengan baik, berikut ini adalah alat-alat yang dibutuhkan.

[ alat tulis (pulpen, kertas)

[ pesawat telepon

[ meja dan kursi (tempat pesawat telepon dan duduk Anda)

[ format penerima pesan

2. Bahan

[ Pesan lisan

3. Langkah Kerja

[ Mengangkat gagang telepon ketika telepon berdering.

[ Mengucapkan salam.

[ Menanyakan Keperluan penelepon dengan ramah dan penuh perhatian.

[ Mencatat pesan pada format penerima telepon.

[ Menyalin pembicaraan dan mengucapkan salam penutup.

[ Mengambil formulir penerimaan pesan dan mencatat pesan telepon dengan benar.

b) Teknik Menelepon

a. Sebelum Menelepon

1) Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi:

Jangan mengangkat gagang telepon sebelum Anda benar-benar yakin nomor telepon yang dituju.

2) Sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-pokok pembicaraan.

b. Saat Menelepon

Gambar 11. Telepon Model Tekan

Setelah mengamati gambar tersebut, dapat dijelaskan cara-cara menelpon adalah melalui tahapan sebagai berikut.

1) Angkat gagang telepon, dengar nada pilih.

2) Putarlah atau nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju.

3) Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah lokal, interlokal atau internasional. Misalnya untuk lokal langsung memutar/menekan nomor yang dituju, contoh:

(a) Telepon Interlokal, putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.

Misalnya : (031) 3717684

Kode wilayah Bandung : 031

Nomor yang dituju : 3717684

(b) Telepon Internasional, putar/tekan kode awal internasional, kode negara, kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.

Misalnya : (001) (61) 2 8180765

Kode internasional : 001 atau 008

Kode negara (misalnya Australia) : 61

Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney) : 2

Nomor telepon yang dituju : 8180765

4) Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sedang sibuk, penelepon menutup telepon beberapa saat, kemudian dapat mengulang kembali menekan nomor yang dituju atau tekan tombol “redial”.

5) Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

6) Apabila sudah benar sebutkan identitas Anda sebagai penelpon atau kantor penelepon, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko?”

7) Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.

8) Catat semua jawaban yang diterima.

9) Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.

Bagaimanakah bila Anda menelpon ke suatu instansi yang di dalamnya menggunakan jasa operator atau sistem PMBX atau PABX? Dalam hal demikian lakukanlah prosedur sebagai berikut.

1. Angkat gagang telepon, dengar nada pilih.

2. Putarlah atau nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju.

3. Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah lokal, interlokal atau internasional.

Misalnya untuk lokal langsung memutar/menekan nomor yang dituju, contoh:

Telepon Interlokal, putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.

Misalnya : (022) 5245532

Kode wilayah Bandung : 022

Nomor yang dituju : 5245532

Telepon Internasional, putar/tekan kode awal internasional, kode negara, kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.

Misalnya : (001) (61) 2 8180744

Kode internasional : 001 atau 008

Kode negara (misalnya Australia) : 61

Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney) : 2

Nomor telepon yang dituju : 8180744

4. Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sedang sibuk, penelepon menutup telepon beberapa saat, kemudian dapat mengulang kembali menekan nomor yang dituju atau tekan tombol “redial”.

5. Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

6. Apabila sudah benar sebutkan identitas Anda sebagai penelpon atau kantor Anda, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko di bagian … ?” atau mintalah kepada operator untuk menyambungkan Anda ke pesawat tertentu, “Minta tolong disambungkan ke pesawat 403” atau “Bisa disambungkan ke pesawat 403?” Atau jika di instansi Anda menelpon terdapat jasa PABX, Anda bisa langsung menekan pesawat yang Anda inginkan begitu Anda telah tersambung dengan nomor yang Anda tuju.

7. Jika sudah tersambung dengan pesawat yang dimaksud, ulangi untuk menegaskan identitas Anda sebagai penelpon dan kantor Anda.

8. Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.

9. Catat semua jawaban yang diterima.

10. Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.

Bagaimana Anda harus menelpon jika di dalam instansi Anda bekerja digunakan jasa operator yang akan menghubungkan telepon jika harus menelpon keluar? Dalam hal demikian, sebelum telepon tersambung keluar yaitu nomor yang Anda tuju, mintalah operator untuk menyambungkannya. Jadi, setelah Anda mendengar ada nada pilih, tekanlah nomor yang diprogram untuk operator, mintalah untuk disambungkan ke nomor tertentu. Selanjutnya lakukan prosedur yang sama sebagaimana tertulis di atas.

c. Mengakhiri Pembicaraan

Apabila Anda sudah yakin bahwa semua data telah diperoleh, berilah salam penutup dan ucapkan terima kasih, misalnya, “Terima kasih Ibu Fina, selamat pagi” atau “Terima kasih atas segala informasi Ibu Fina, selamat pagi.”

d. Meletakkan Gagang Telepon

Apabila pembicaraan selesai, letakkanlah gagang telepon dengan baik dan perlahan, agar tidak mempunyai kesan marah dengan membanting telepon.

4. HAMBATAN – HAMBATAN DALAM MENANGANI TELEPON

Hambatan terbagi dalam dua hal, yaitu faktor alat dan faktor komunikasi.

1. Faktor Alat

Hambatan dari faktor peralatan/alat, yaitu:

[ Suara berisik.

[ Suara timbul tenggelam.

[ Suara mengecil.

[ Saat memutar/menekan tombol telepon, tidak terdengan nada kontak.

[ Nada sambung tidak terdengar.

[ Di tengah-tengah pembicaraan sambungan terputus.

2. Faktor Pemakaian (Komunikan dan Komunikator)

Hambatan dari faktor pemakaian, yaitu:

[ Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya.

[ Berdecak atau berbicara di telepon sambil makan.

[ Meninggalkan telepon sambil bicara kepada orang lain.

[ Berbicara terlalu cepat.

[ Desah nafas yang terdengar.

[ Berbicara kotor atau sambil bersenda gurau.

[ Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan.

[ Letak gagang telepon terlalu ke atas/ke bawah.

TATA LAKSANA PROSEDUR PEMBUATAN SURAT

A. PENGERTIAN SURAT MENYURAT

Menurut Kamus Besaar Bahasa Indonesia, edisi ketiga tahun 2002, kata surat mempunyai arti kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan

Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar si penerima surat mengerti maksud si pembuat surat. Oleh sebab itu agar isi surat sampai sesuai dengan kehendak si pengirim/ si pembuat surat, maka dalam membuat surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

1. Surat harus dibuat dalam bentuk yang menarik

2. Surat hendaknya dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele dan menggunakan bahasa yang baik dan benar

3. Hindari penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan dapat membingungkan pihak penerima

4. Isi langsung kepada pokok permasalahan

5. Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik

Jika seseorang / organisasi melakukan komunkasi secara terus – menerus dan tidak mendapat tanggapan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi tersebut tidak berhasil dan tidak berkelanjutan, serta hal ini tidak dapat dikatakan surat menyurat. Oleh karena itu, surat-menyurat atau korespondesi adalah gubungan komunkasi tertulis yang dilakukan secara terus-menerus, secara timbal bailik antara yang satu dengan yang lainnya.

Didalam sebuah organisasi, korespondensi dapat di bagi menjadi 2 macam, yaitu :

1. Korespondensi ekstern adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak luar

2. Korespondensi intern adalah hubungan surat menyurat antar pejabat dalam sebuah organisasi/kantor dan dapat juga antar kantor cabang dan pusat atau sebaliknya

B. TUJUAN DAN FUNGSI SURAT

Manusia dalam melakukan tugas dan pekerjaannya pasti memiliki tujuan, baik itu untuk kepentingan dirinya atau untuk tujuan bersama. Bagitu pula dalam surat-menyurat, tentu memiliki tujuan

Adapun tujuan membuat surat adalah ;

Ø Untuk menyampaikan pesan/informasi

Ø Untuk memperlancar arus informasi

Ø Untuk membuat sipenerima paham dan mengerti terhadap isi surat sehingga kominkasi dapat berkelanjutan

Disamping tujuan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai 7 fungsi :

1. Sebagai wakil atau duta si penulis dan pengirim surat

Disini surat berperan menjadi pembawa misi untuk menyamnpaikan isi surat mewakilik si penulis surat. Sipenulis surat tidak perlu datang sendiri untuk menmui orang yang dituju cukup diwakili oleh surat yang dibuatnya

2 Alat pengingat / berpikir

Apabila suatu saat isi surat diperlukan kembali dapat diambil kembali dari surat yang telah disimpan atau diarsipkan

3. Bukti Hitam Putih

Dalam sebuah organisasi apabila terjadi suatu masalah, maka surat dapat dijadikan sebagai hitam di atas putih seperti contoh : surat perjanjian, kuitansi, faktur, surat tanda terima dan lain-lain

4. Dokumen Historis

Arsip yang telah di simpan lama dapat digali kembali untuk mengetahui sejarah masa lampau

5. Jaminan keamanan

Surat keterangan jalan adalah contoh surat yang akan memberikan jaminan keamanan dalam perlajanan

6. Pedoman dan Dasar Bertindak

Misalnya surat keputusan, surat perintah, surat tugas adalah surat sebagai pedoman dan dasar untuk melakukan tindakan/pekerjaan yang diberikan atasannya

7. Alat promosi

Dalam Kop surat akan tertera nama perusahaan dan jenis usaha untuk dapat dilihat oleh si penerima surat yang sekaligus berfungsi sebagai promosi

C. JENIS-JENIS SURAT

Jenis-Jenis surat ternyata tidak hanya satu tetapi ada bermacam-macam jenis surat. Surat-surat dapat dikelompokan berdasar pada sifat surat, wujud surat, kemanan isinya, proses penyelesaiannya, jumlah penerima atau sasarannya, maksud dan tujuannya serta dinas pos. Mari kita membahasnya satu persatu

1. Jenis surat berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi memjadi 5 macam, yaitu surat pribadi, surat niaga, surat sosial dan surat resmi. Dibawah ini kita akan membahasanya satu persatu

v Surat Pribadi

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang ( atas nama pribadi ) yang berisi tentang hal-hal yang bersifat pribadi. Surat pribadi dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat pribadi yang bersifat kekeluargaan ( misalnya surat dari anak kepada orang tuanya, surat perkenalan dengan seseorang , surat dari dan untuk saudara dan sebagainya) dan surat pribadi yang bersifat resmi ( misalnya surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin tidak masuk kerja/sekolah, surat dari seorang pegawai yang sisinya tentang permohonan cuti dan sebagainya) Surat Pribadi yang bersifat resmi dapat disebut pula setengah resmi

v Surat Niaga

Adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau dunia niaga atau surat yang dibuat dan dikirim dari satu badan usaha/perusahaan ditujukan kepada badan usaha/perusahaan lainnya. Contoh : Surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran dan lain-lain

v Surat Dinas Pemerintah

Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya mengenai soal kedinasan. Surat dinas disebut juga dengan surat jabatan karena surat tersebut dibuat dan di tanda tangani seseorang atas nama jabatanya dalam suatu instansi ( bukan atas pribadi ) contoh : surat tugas, surat instruksi, surat perintah, surat keputusan dan sebagainya.

v Surat Sosial

Adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial yang isinya tentang kegiatan sosial dan bukan mencari keuntungan semata-mata

v Surat Dinas Swasta

Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta yang isinya menyangkut kepetingan instansi swasta tersebut. Contoh : surat undangan rapat rutin /berkala, surat panggilan pegawai, surat peringatan untuk pegawai.

2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

Berdasarkan wujudnya ( secara fisiknya ) surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan teleks. Hal ini akan kita bahas sekarang satu persatu-satu

v Kartu Pos

Adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran 10 x 15 Cm yang digunakan untuk menulis surat yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia, Kartu Pos dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro atau pihak swasta. Biasanya penggunaan kartu pos in untuk surat yang isinya tidak menyangkut rahasia pribadi ataupun rahasia perusahaan/instansi sehingga jikalau terbaca oleh orang yang tidak berkepentinganpun tidak akan merugikan pihak manapun

v Warkat Pos

Adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat dapat berupa sebuah amplop dan apabila dibuka di dalamnya dapat digunakan untuk menuls surat. Warkat Pos hanya di lekuarkan oleh Perum Pos Dan Giro

Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian, yaitu :

a. Bagian lurar surat mempunyai 2 fungsi, yaitu :

~ Bagian depan ; untuk menulis alamat yang dituju

~ Bagian belakang : untuk menulis alamat si pengirim

b. Bagian dalam surat berfungsi untuk menulis isi/berita surat sehingga kalau

sudah dilipat terlihat seperti amplop surat

v Surat Bersampul

Adalah surat yang isinya ditulis dalam lembaran-lembaran kertas terpisah, kemudian dilipan dan disimpan/dimasukan dalam sampul tertutp / amplop. Ada 3 kegunaan sampul surat ialah :

a. Menjaga agar isi surat tidak terbaca oleh orang yang tidak berkepentingan

b. Mengemas surat / berita yang terdiri dari beberapa lembar

c. Sebagai alas an kesopanan/kepantasan

v Memorandum dan Nota

Adalah surat yang hanya berlaku ( digunakan ) untuk kantor atau suatu organisasi yang berisi tentang permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk. Apakah memorandum dan nota berbeda ? Jawabnya Ya. Perbedaannya terletak pada siapa yang membuatnya dan ditujukan kepada siapa memo dan nota tesebut.

Memo dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi ditujukan kepada bahwahn atau sebaliknya maupun kepada pejabat yang setaraf, sedangkan Nota dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi kepada bawahnya atau antar pejabat yang setaraf dalam suatu kantor. Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran setengan folio atau setengah kuarto

v Telegram dan Teleks

Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak jauh. Sedangkan Teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh

3. Jenis Surat Berdasarkan kemanan isinya

Berdasarkan keamanan isinya, surat digolongkan menjadi 4 macam, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial ( terbatas ) dan surat biasa. Mari kita membahasnya masing-masing dari surat tersebut satu persatu.

v Surat Sangat Rahasia

Surat Sangat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang yang tidak berkepentingan dan biasanya berkaitan dengan dokumen-dokumen yang berhubungan erat dengan keamanan negara Contoh : Lembar soal Ujian Nasional maupun dokumen negara lainnya.

Biasanya surat sangat rahasia diberi kode SRHS atau SR lalu dilak ban dimasukan ke sampul kedua yang beri kode SRHS atau SR kemudian dimasukan ke dalam sampul ketiga tanpa dilak maupun tanpa kode SRHS atau SR

v Surat Rahasia

Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan karena mengandung kerahasiaan

Surat Rahasia diberi kode RHS atau R. Berbeda dengan surat sangat rahasia, surat rahasia ini dikirimkan mengunakan dua buah sampul, sampul pertama diberi kode RHS atau R dan dilak Kemudian dimasukan ke dalam sampul kedua tanpa dilak dan tanpa diberi kode RHS atau R. Sampul kedua tersebut merupakan sampul biasa

v Surat Konfidensial ( Terbatas )

Surat konfidential adalah surat yang isinya hanya boleh dikethui oleh pejabat yang bersangkutan

v Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya boleh di ketahui oleh orang lain karena tidak menimbulkan kerugian siapa saja yang membacanya

4. Jenis Surat Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Berdasarkan Proses penyelesaiannya, surat di bagi menjadi 3 macam yaiut surat sangat segera, surat segera dan surat biasa. Kita akan membahas masing-masing surat tersebut satu persatu

v Surat Sangat Segera

Surat sangat segera adalah surat yang cara pengirimannya mendapat perioritas pertama agar segera sampai kepada penerimnya. Oleh karena itu penyelesaiannya dan pengirimannya harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya . Untuk kepetingan itu maka surat-surat lain dapat di kalahkan.

v Surat Segera

Surat Segera adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya, tapi bukan berarti yang mendapat perioritas pertama

v Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimnya, tetapi tidak mendapat perioritas utama seperti yang terjadi pada surat sangat segera dan surat segera

5. Jenis Surat Berdasarkan Jumlah penerimanya

Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya atau sasaran yang dituju dapat dibagi menjadi 3 macam, yaitu surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman

v Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dirimkan kepada seseorang atau kepada seorang pejabat suatu organisasi

v Surat Edaran

Surat Edaran adalah surat yang dikrimkan kepada beberapa pejabat atau beberapa orang tertentu

v Surat pengumuman

Surat Pengumuman adalah surat yang memuat berita untuk sejumlah orang atau pejabat yang namanya tidak disebukan satu per satu

6. Jenis Surat Berdasarkan maksud dan Tujuannya

Berdasar maksud dan tujuannya surat dapat dibagi menjadi beberapa macam, seperti surat pemberitahuan, surat perintah, surat instruksi, surat permohonan, surat panggilan, surat peringatan, surat pengantar, surat tugas, surat keputusan, surat panggilan, surat perinatan, surat penganar, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang. Mari kita membahasnya masing-masing jenis surat tesebut

v Surat Pemberitahuan

Surat Pemberitahuan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memberitahukan tentang segala hal yang menyankut kepentingan bersama

v Surat perintah

Surat Perintah adalah surat yang mempunyai maksud memberi perintah kepada bawahan dengan tujuan untuk melaksanakan tugas di luar pekerjaan rutin. Dengan adanya surat perintah ini, penerima berhak memperoleh fasilitas-fasilitas yang telah ditetapkan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan efisien dan efektif

v Surat Instruksi

Surat Instruksi pada dasarnya, pengrtiannya sama dengan surat perintah

v Surat permohonan

Surat Permohonan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memohon suatu hal, seperti memohon untuk cuti, memohon untuk memakai suatu kendaran milik perusahan dan lain sebagainya dengan tujuan untuk kepentingan pribadi maupun untuk kepentingan bersama

v Surat Panggilan

Surat Panggilan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memanggil seseorang dengan tujuan tertentu tergantung dari siapa yang memanggil orang tersebut

v Surat Peringatan

Surat Peringatan adalah surat yang diberikan kepada seseorang dengan maksud untuk memberikan peringan kepada orang yang bersangkutan karena orang tersebut melakukan sesuatu yang melanggar ketentuan. Biasanya surat peringatan ini diberikan sebanyak 3 kali kepada orang yang bersangkutan

v Surat pengantar

Surat Pengantar adalah surat yang diberikan kepada suatu instansi tertentu dengan maksud memberi suatu pengantar apabila orang atau barang telah sampai kepada instansi yang dimaksud

v Surat Tugas

Pada dasarnya, pengrtian surat tugas itu sama dengan pengertian surat perintah dan surat instruksi

v Surat Keputusan

Surat Keputusan adalah surat yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dengan maksud memberi suatu keputusan mengenai hal-hal yang dianggap penting dan perlu dengan tujuan agar dapat dilaksanakan secepat mungkin

v Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirmkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Penawaran barang atau jasa dari penjual kepada calon pembeli terjadi karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli aau dapat juga tanpa adanya permintaan penawaran dari calon pembeli

v Surat Pesanan

Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan barang atau jasa kepada pihak penjual dengan menyebutkan kreteria barang yang diinginkan

v Surat pesanan

Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan barang atau jasa kepada pihak pnejual dengan menyebutkan kreteria barang yang diinginkan .

v Surat Pengiriman Barang

Surat Pengiriman barang adalah surat yang di buat dengan maksud dan tujuan agar pembeli mempunyai persiapan untuk penerimaan barang tersebut karena sangat mungkin apabila barang pesanan tersebut memerlukan tempat penyimpanan ( tempat barang ) khusus

7. Jenis Surat Berdasarkan Dinas Pos Surat

Berdasarkan dinas pos surat, maka surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu surat kilat khusus, surat kilat, surat biasa, surat tercatat, dan surat berharga. Mari kita membahas masing-masing jenis jenis surat yang telah kita sebutkan di atas

v Surat Kilat Khusus

Surat Kilat khusus adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya secara tercatat. Surat Jenis ini dikirimkan paling dahulu dan biasanya dibuatkan resinya sebagai tanda bukti penririmannya. Pengiriman surat kilat khusus ini biasanya hanya dapat dilayani pada kantor pos besar

v Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya secara biasa. Surat ini harus didahulukan dibandingkan dengan surat biasa lainnya, tetapi tidak secara tercatat. Pengirimannya dapat dilayani di setiap kantor Pos

v Surat Biasa

Surat Biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya secara biasa menggunakan sampul biasa dan biayanya relatif lebih murah. Pengiriman surat jenis ini berdasrkan urutan surat yang ada

v Surat Tercatat

Surat Tercatat adalah surat yang cara pengirimannya biasa, tetapi ada tanda buykti pengiriman yang diberikan kepada pengirim surat. Pengiriman Surat tersebut di catat oleh pegawai Pos

v Surat Berharga

Surat Berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti akte kelahiran, akte tanah, surat perjanjian, sertifikat tanah, surt izin mendirikan bangungan

D. BAHASA SURAT

1) Bahasa yang jelas

Yang dimaksud dengan jelas adalah bahas yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahas dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud .

Faktor penyebab ketidakjelasan adalah mulai dari kesalahan dalam penulisan ejaan sampai ketidak rapihan penataan alenia.

2) Bahasa yang lugas

Lugas dapat diartikan sederhana, simple, langsung pada masalah. Dalam dunia bisnis orang selalu menginginkan segala sesuatu serba cepat dan seca praktis atau lugas. Sehingga setiap penulisan gagasan, penyelesaian masalah dilakukan tidak bertele-tele atau berbelit-belit. Penggunaan bahasa harus padat dan hemat tetapi tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas.

3) Bahasa yang umum

Yang dimaksud dengan bahasa umum dalam pembahasan ini adalah bahas resmi yang memasyarakat, bahasa baku yang dipakai di depan umum, bahasa yang dipahami oleh semua lapisan masyarakat. Bahasa umum juga dapat dikatakan sebagai bahas standar.

4) Kata yang baku

Yang dimaksud dengan kata baku atau standar adalah kata yang dianggap paling benar ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya.

5) Ungkapan tetap

Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola tetap (konstruksinya berbentuk frasa, dan disebut frasa transisi)

6) Pemakaian EYD

a) Penulisan huruf

b) Penulisan kata

c) Penulisan unsur serapan

d) Pemakaian tanda baca

E. BENTUK – BENTUK SURAT

1) LURUS PENUH (Full Block Style)

Kepala surat (kop surat) merupakan bagian penting surat yang menunjukkan identitas instansi asal dari suatu surat. Kepala surat dapat diketik secara sentering horisontal, blok, atau pivot tergantung dari aturan yang berlaku di suatu instansi baik pemerintah maupun swasta.

Untuk pengetikan kepala surat (kop surat) secara umum diberi ruang 10 kali kait (enter) untuk menggunakan kertas kuarto dan 12 kait (enter) untuk ukuran kertas folio jika menggunakan jarak baris 1.

Pengetikan surat bentuk lurus penuh (full block) adalah pengetikan surat yang semua bagian surat diketik lurus sebelah kiri atau memulai dari pasak kiri. Pengetikan bentuk surat ini sangat mudah jika dibandingkan dengan bentuk-bentuk surat lainnya. Untuk lebih jelasnya perhatikan bagan di bawah ini.

2) BENTUK LURUS (BLOCK)

Bentuk surat ini diketik mulai dari pasak kiri seperti pengetikan bentuk surat lurus penuh (full block), kecuali tanggal dan salam penutup, nama perusahaan/lembaga, nama yang akan menanda tangani surat. Hal-hal tersebut diketik mulai dari tengah kertas setelah diberi spasi 5 ke kanan dan jika surat tersebut terdapat “untuk perhatian” (attention line) dan “Hal” (subject line), maka diketik secara sentering horizontal.

Mengirim surat yang baik tentunya harus dilengkapi dengan amplop atau sampul. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kerahasian dan kerapian surat. Selain itu penerima surat lebih mudah untuk mengenali dari mana surat berasal, apalagi kalau amplop atau sampul tersebut dilengkapi dengan kop.

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh pengetikan amplop/sampul sebelum mengetahui tata cara pengetikan surat bentuk lurus (block style):

3) BENTUK SETENGAH LURUS

Bentuk surat setengah lurus (semi block) hampir sama dengan bentuk lurus (block), perbedaan terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alinea, diketik setelah masuk 5 (lima) spasi.

Untuk lebih jelas perhatikan berikut ini:

4) BENTUK BERTAKUK

Secara keseluruhan bentuk surat bertakuk (Idented Style) dan bentuk surat setengah lurus tidak jauh berbeda . Perbedaannya hanya terletak pada cara penulisan alamat tujuan. Penulisan alamat tujuan yang bergerigi inilah yang disebut bertakuk.

Penulisan garis pertama alamat tujuan dimulai dari margin kiri. Awal baris kedua dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris pertama. Awal baris ketiga dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris kedua; dan seterusnya

5) Alinea Menggantung (Hanging Paragrafh Style)

Sesuai dengan namanya, alenia pada model ini memang menggantung. Jika pada model lain awal alenia dimulai dari margin kiri atau masuk lima hentakan ketik, pada model ini hanya awal alenia yang dimulai dari margin kiri, sedangkan baris berikutnya masuk lima hentakan ketik dari margin kiri.

6) Bentuk Resmi Indonesi Lama (Official Style )

Bentuk resmi Indonesia lama memiliki penempatan bagian-bagian surat yang khas. Bentuk surat berperihal ini dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat umum.

7) Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Offical Style)

Bentuk resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi Indonesia lama. Pada bentuk ini penulisan notasi tiga serangkai: nomor, lampiran, dan hal tetap pada posisinya, yaitu di sebelah kiri atas. Demikian pula tanggal, tetap ditempatkan di sebelah kanan atas.

Posisi alamat tujuan pada bentuk resmi baru ini tidak sama dengan bentuk resmi lama. Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri, turun beberapa spasi dari isi perihal. Pengetikan nama kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya.

Perbedaan lain terletak pad penulisan salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat, nama penadatangan, dan jabatan penanda tangan surat. Rangkaian penulisan bagian surat itu tidak ditulis centering, melainkan ditulis secara block.

D. BAGIAN – BAGIAN SURAT

1. Kepala Surat

a. Terletak di bagian atas surat

b. Berfungsi sebagai identitas diri bagi instansi/ perusahaan yang bersangkutan

c. Identitas:

1. nama instansi

2. lambang/logo

3. alamat lengkap

4. nomor telepon, faksimil atau e-mail

Contoh :

WIKRAMA

Yayasan Prawitama

Sekolah menengah kejuruan

· Bisnis & Manajemen

· Teknologi Informasi

Jl. Raya Wangun Kel. Sindangsri Bogor

Po. Box 1 Ciawi Bogor 16720

Telp./Faks. (0251) 242411

e-mail :smk-wikrama@telkom.net

2. Nomor Surat

Berguna untuk:

· pengarsipan

· mengetahi banyaknya surat keluar

· tahun rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya

Berisikan :

· nomor urut surat

· kode surat

· angka bulan

· angka tahun

Contoh:

Nomor : 045/KOP-GG/VI/05

3. Tanggal Surat

· Nama tempat tidak perlu dituliskan apabila sudah tercantum dalam kepala surat.

· Nama bulan dan angka thun ditulis lengkap

Contoh : Bandug, 6 September 2005

6 September 2005

4. Lampiran

a. sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan tambahan selain surat itu sendiri.

b. Bila tidak ada lampiran sebaiknya tidak dicantumkan lampiran.

c. Pencatuman jumlah lampiran dengan huruf atau angka.

Contoh :

Lampiran : satu berkas

Lampiran : 3 helai

5. Hal Surat

a. Soal yang dibicarakan dalam surat

b. Ditulis dengan singkat, jelas dan menarik

c. Huruf pertama pada setiap katanya ditulis dengan huruf kapital

d. Tidak menggunakan titik

Contoh :

Hal : Undangan Rapat Panitia

6. Alamat Surat

a. Alamat dalam ditulis pada kertas surat, sebagai pengontrol baik bagi penerima surat maupun pengirim.

b. Alamat luar ditulis pada amplop dengan jelas dan lengkap

Contoh :

Yth. Endang Taurin

Jalan Asia Afrika 123

Bandung 40111

7. Salam Pembuka

a. Sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.

b.Digunakan agar surat tidak terasa kaku.

Contoh :

Dengan hormat,

Ibu Rina yang terhormat

8. Isi Surat

a. Terbagi atas :

1. Alinea pembuka, sebagai isi dan alinea penutup

Contoh :

v Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…………..

v Membalas surat Ibu tanggal

Contoh salah :

Dengan ini kami mengajukan surat lamaran untuk ……………….

Bersama ini kami beritahukan bahwa surat Saudara………………

2. Alinea Isi, merupakan bagian surat yang menerangkan maksud penulisan surat, ketentuan :

a. Urutan sistematis

b. Setiap alinea mewakili satu gagasan utama

c. Bahasa sopan dan menarik

d. Perhatikan penulisan ejaan

e. Hindari pemakaian akronim/singkatan yang belum lazim.

3. Alinea penutup, berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih atau selamat

Contoh :

Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih

Contoh (salah) :

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih

9. Salam Penutup

a. Huruf awal ditulis dengan huruf kapital

b. Diakhiri dengan tanda koma

Contoh :

Hormat kami,

10. Pengirim Surat

a. Pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyimpanan surat

b. Sebutkan identitas diri: jabatan, nomor induk pegawai, cap dinas.

c. Nama pengirim tidak bergaris bawah, tidak diberi tanda kurung.

Contoh :

Hormat kami,

Ttd

Marcelina Utamia

Sekretaris Panitia

11. Tembusan Surat

a. Dibuat jika isi surat perlu diketahui pihak lain.

b. Disusun berdasarkan urutan tingkat/hirarki (dari atas)

c. Kata arsip/pertinggal tidak perlu dicantumkan

Contoh :

Tembusan :

1. Kakanwil Depdiknas Jawa Barat

2. Kakandep Depdiknas Cirebon

12. Inisial

a. Singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat.

b. Berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.

Contoh :

MU/YE

Marcelina Utami (Pengonsep)

Yustina Eka (Pengetik)

E. PENGGUNAAN KERTAS

1. Macam-macam kertas untuk surat

a. Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.

b. Kertas tips atau doorslag untuk tembusan

c. Onionskin paper, kertas ini tipis namum kuat, digunakan untuk surat-surat yang dikirim ke luar negri.

d. Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.

2. Ukuran kertas

Ukuran kertas yang digunakan disesuaikan dengan panjang pendeknya isi surat. Unuk surat yang panjang digunakan kertas berukuran folio dan untuk surat yang sedang atau pedek digunakan kertas berukuran kuarto. Selain kertas folio dan kuarto, yaitu kertas skimo, oktavo, kertas A4, A5, A6 dan sebagainya. Adapun ukuran kertas tersebut adalah sebagai berkut:

a. Folio brukuran 204 X 330 mm

b. Kuarto berlukuran 204 X 254 mm

c. Sikmo berlukuran 204 X 165 mm

d. Oktavo berukuran 204 X 127 mm

e. Memo berukuran 204 X 127 mm

Di samping ukuran kertas diatas, dalam kegiatan surat menyurat dikenal pula ukuran kertas internasional yaitu;

a. A4 berukuran 210 X 297 mm

b. A5 berukuran 148 X 210mm

c. A6 berukuran 105 /x 148 mm

d. A7 berukuran 74 X 105 mm

F. TANDA KOREKSI

Tanda-tanda koreksi digunakan untuk memperbaiki kesalahan dari pekerjaaan surat. Bentuk tanda koreksi bermacam-macam disesuakan dengan kebutuhan.

Bentu-bentuk tanda koreksi dan kegunaannya.

a. PFELTGT = dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan/menyisipkan bagian yang kurang

Contoh :

v Pesanan kami meliputi kertas HVS, pensil warna,

v Dengan sangat mnyesal kepada Saudara bahwa pesanan Saudara tidak dapat kami penuh,

v Pesanan Saudara akan kami kirimkan pembayaran dilunasi.

b. = tukar tempat

contoh :

v Siapa jawaban surat tersebut?

v Demikianlah surat referensi ini kami berikan tanpa ada suatu ika kepada kami.

c. = huruf besar

Contoh :

1. Atas perhatian , kami ucapkan terima kasih

2. nona Ria rosalina tidak dapat masuk kerja hari ini

d. Pindah ke kiri pindah ke kanan

Contoh :

1. Jl. Kakap Raya 16 Rawamangun Jakarta Timur.

2. Agar pesann dapat segera kami lakukan Kami mohon Saudara segera mengirimkan brosur dan daftar harga.

e. Koreksi tidak jadi (coretan dibatalkan)

Contoh ;:

1. Setelah kami coba ternyata sabun cuci dan sabun mandi cap segi tiga cukup baik.

2. Kami hara barang-barang terebut kami terima pada bulan yang akan datang.

f. = Sisipkan = Paragraf Baru

Contoh ;

E. LIPATAN SURAT

1. Lipatan tunggal (Single fold)

Caranya : Kertas di bagi dua bagaian sama besar, lalu dilipat.

2. Lipatan Baku (Standar Fold)

Caranya : Keras di bagi tiga bagian sama besar, lalu dilipat sehingga AB tepat di EF, lalu ketas dilipat dengan sumbu EF.

3. Lipatan Baku Rendah (Low Standar Fold)

Caranya : Kertas dibagi tiga bagian (± 90,90 dan 74 mm), lalu dilipat sehingga AB tepat pada EF, kemudia ketas dilipat dengan sumbu lipat EF

4. Lipatan Akordion (accordion Fold)

Caranya : Kertas di bagi tiga bagian sama besar. Dengan sumbu CD tepi kertas AB dilipat ke arah atas tepat padaEF, dan dengan sumbu EF kertas dilipat ke arah bawah sehingga GH tepat pada CD.

5. Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)

Caranya : Kertas dibagi tiga bagaian (dua bagian lebih kecil). Kertas dilipat dengan sumbu EF ke arah atas dan dengan sumbu CD ke arah bawah.

6. Lipatan Perancis (French Fold)

Caranya : Kertas dibagi dua bagian. Dengan sumbu CD kerktas dilipat sehingga AB berhimpit dengan EF, dan dengan sumbu GH kertas dilipat ke arah kiri.

7. Lipatan Baron (Baronial Fold)

Caranya : Kertas dibagi dua sama besar dan dilipat dengan CD sebagai sumbu. Lalu kertas dibagi tiga bagaian sama, dan dengan sumbu Ij kertas dilipat ke arah kiri, serta dengan sumbu Gh ke arah kanan.

8. Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double Fold)

Caranya : Kertas dibagi dua bagian sama besar lalu dilipat, dan dibagi dua bagian sama, lalu lipat lagi.

Materi Korespondensi

Selasa, 19 Juli 2016

Materi Korespondensi

Pihak Komunikator

Pihak Komunikan

Respon/Tanggapan

f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress